Nos services
Optimisation des process de gestion locative
Analyse et restructuration des méthodes de travail, outils et reportings : un dispositif de gestion homogène, fiable et sécurisé.
Analyse et restructuration
Le diagnostic porte sur les méthodes de travail existantes : circuits, contrôles, délais et répartition des rôles.
- Diagnostic complet des méthodes de travail
- Propositions de restructuration pour homogénéiser les processus
- Modes opératoires écrits, calendrier des échéances
- Formation ciblée des collaborateurs pour la mise en œuvre
Outils et reportings
L’outil de gestion doit refléter les baux et produire les reportings sans retraitement manuel.
- Identification et implémentation de l’outil de gestion adapté
- Paramétrage des baux, des indexations et des clés de répartition
- Reportings automatiques conformes aux exigences de l’AMF (fonds réglementés)
- Fiabilité et rapidité des indicateurs clés
Fiabilité des données et traçabilité
La traçabilité est d’abord un enjeu de qualité : une indexation mal saisie, une date d’échéance erronée ou une donnée contractuelle mal renseignée ont des conséquences directes sur la gestion du portefeuille.
- Fiabilité des données et qualité de la saisie et de l’intégration
- Cohérence entre les baux signés et le paramétrage de l’outil
- Traçabilité des opérations : indexations, révisions, dépôts de garantie
- Sécurisation et optimisation de la gestion au quotidien
Des reportings adaptés aux exigences réglementaires
Pour les fonds réglementés, Gestoptim connaît les exigences de l’AMF et construit les reportings en conséquence.
- Reportings automatiques, sans retraitement manuel
- Extractions exploitables par le contrôle interne et le dépositaire
- Indicateurs fiables et rapides à produire
Un doute sur votre portefeuille ?
Un premier échange sans engagement suffit pour qualifier le besoin et cadrer la suite.
La méthode
Déroulé d’une mission d’optimisation
De l’audit à la formation, sur quelques semaines à quelques mois selon le portefeuille.
1
Audit
Revue des méthodes, des outils et des données.
2
Feuille de route
Chantiers, calendrier, devis.
3
Déploiement
Procédures, paramétrage, reportings.
4
Formation
Collaborateurs formés, supports remis.
Questions fréquentes
Optimisation des process : vos questions
Combien de temps dure un audit ?
De quelques jours à quelques semaines selon le nombre d’actifs, de baux et d’entités. La durée est fixée après un premier échange.
Faut-il changer de logiciel ?
Rarement. La plupart des gains viennent du paramétrage, de la fiabilisation des données et des procédures. Un changement d’outil n’est proposé que s’il est justifié.
L’optimisation peut-elle être combinée à une mission opérationnelle ?
Oui. Gestoptim peut exécuter les tâches courantes pendant la remise à niveau des process, puis transmettre aux équipes formées.
Que reste-t-il après la mission ?
Des procédures écrites, un outil paramétré, des reportings automatisés et des collaborateurs formés.
Ce qu’il faut retenir
- Diagnostic, restructuration, outil, reportings, formation : un dispositif complet.
- Des données fiables, une gestion traçable, des reportings adaptés aux exigences réglementaires.
- Mission sur devis, combinable avec les missions opérationnelles.
Pour aller plus loin